跟上節奏，輕重緩急分先後

每個人每天都有非常多的事情要做，為有效管理時間，一定要設定優先次序：在日常工作中，有20％的事情可決定80％的成果；目標須與人生、事業的價值觀相互符合，如此才不致浪費力氣。積極發展專長，從事高價值的活動；無益身心的低價值活動，會消耗我們的精力與精神，盡量不要去做。要設定優先順序，將事情依緊急、不緊急以及重要、不重要分為四大類。一般人每天習慣於應付很多緊急且重要的事，但接下來會去做一些看來緊急其實不太重要的事，整天不知在忙什麼。其實最重要的是要去做重要但是看起來不緊急的事，例如讀書、進修等，若你不優先去做，你人生遠大的目標則將不易實現。

設定優先次序，可將事情劃分為五類：必須做的事情、應該做的事情、量力而為的事情、可以委托別人去做的事情，以及應該刪除的事情。最好大部分的時間都用在做必須做和應該做的事情。

辦事遵循有序化的原則是一種非常理性的做事信念。它包括對事情順序的合理安排，對時間的嚴格分配等。而不會出現像一些人一樣，東一榔頭，西一棒子，弄得滿地雞毛的情景。

做事有條不紊有許多好處：1．讓我們非常明白自己的做事邏輯；2．對完成的事和未完成的事有明確的概念不至於重複；3．有利於隨時做出經驗總結，讓接下去的事做得更好；4．讓自己有成就感和一步步逼近目標的興奮感，這樣會提高做事的熱情。

客人來了，要泡茶，這就要洗茶杯，找茶葉，燒開水。而完成這件事可以有各種不同的順序：

找茶葉→洗茶杯→燒開水

洗茶杯→找茶葉→燒開水

找茶葉→燒開水→洗茶杯

洗茶杯→燒開水→找茶葉

燒開水→找茶葉→洗茶杯

燒開水→洗茶杯→找茶葉

前麵兩種順序最費時，最後兩種順序效果好。等洗茶杯與找茶葉這兩件事做完後才想起燒開水，就費時了。如果先燒開水，在燒水的同時洗杯子，找茶葉，效果就好多了。

統籌做事往往能達到事半功倍的效果。泡茶隻是一件很小的事，對於步驟更加多的事，需要我們來進行更細致的分析，找出聯係和最簡便的做事次序。

找出要做的事情的頭緒。以購物為例，出發前，盡量先別想這事會多麻煩，相反，先看一看你的記事板，列出購物清單。這樣做完後，你可以給自己一個鼓勵，畢竟你比剛才前進了一步。接著，帶上袋子和其他東西去購物。在路上，你要想著自己已經做好了購物的準備，要盡量避免思考在商場裏購物可能遇到的麻煩。到了商場，慢慢地逛，直到把購物單上的物品全買完為止。

這聽起來似乎有點按方抓藥，從某種角度來說是這樣的。核心問題是不要被諸如“太麻煩了，我無法應付”之類的觀念所幹擾。研究表明，在抑鬱的時候，我們就喪失了製定計劃，有條不紊做事的習慣，變得很容易畏難。對抗抑鬱的方式，就是有步驟地製訂計劃。盡管有些麻煩，但請記住，你正訓練自己換一種方式思考。如果你的腿斷了，你將學會如何給傷腿逐漸地加力，直至完全康複。

其實很多事情的麻煩都是我們頭腦中想象出來的，這些麻煩使一些人望而卻步。思考縝密是正確的，可是這隻限於你已經在心理上接受這些挑戰的前提下。我們要學著把事情簡單化，在那些未出現的景象前加一個“如果”，訓練自己對風險的承受能力。眉毛胡子一把抓是辦不好事情的，你需要把事情簡單化，隻有在細節上理清事情的頭緒，才能把事情辦好。

簡單化是一種執著，是一種對抗困難的絕妙心理。它絕不是“阿Ｑ精神”，而是冷靜理智，外加一點點冒險精神。有這樣一個笑話：

一輛載滿乘客的公共汽車沿著下坡路快速前進著，有一個人在後麵緊緊地追趕著這輛車子。一位乘客從車窗中伸出頭來對追車子的人說：“老兄，算啦！你追不上的！”

“我必須追上它，”這人氣喘籲籲地說，“我是這輛車的司機！”

有些人對待事情必須非常認真努力，因為不這樣的話，後果就十分悲慘了。然而也正因為必須全力以赴，所以潛在的本能和不為人知的特質終將充分展現出來。

在辦事情的時候，我們能真正做到像這位追趕車子的司機一樣投入，自己首先到位嗎？不要老把做事看成是在幫別人做，要把自己當成司機，在追趕自己的車子。這樣才能真正把自己的才能發揮出來，把事情辦好。你有沒有碰到過一切都準備好了，就隻有自己沒到位的情景？

我們通常習慣於念叨著這個沒準備好，那個沒準備好，就是忘記了自己有沒有準備好。這是因為我們並未潛心做事，老覺得與自己關係不大。這種不夠積極的想法會導致我們沒有足夠的緊迫感和認真的態度，不願做到最好。而在準備充分之後，就要想想怎麼開始進行了……

常言道：萬物有理，四時有序。這裏的“序”，是順序、次序、程序的意思。自然界是這樣，人類社會也是這樣。序，就是事物發生發展及運動變化的過程和步驟，是客觀規律的體現。反映到實際做事中，它要求我們做事情必須講程序。

對於程序及其重要性，長期以來人們存在著某些片麵的認識。有人認為程序屬於形式，沒有內容那麼重要；有人覺得程序是細枝末節，可有可無；有人甚至把程序當作繁文縟節，不但不重視，還很反感。由此而來，現實生活中不講程序和違反程序的現象屢見不鮮，結果既影響做事的質量和效率，又容易助長不正之風，給工作和事業帶來損失。

為什麼做事要講程序呢？我們不妨從程序的客觀性來作一些分析。事物存在的基本形式是空間和時間，事物的發展變化都是在一定的空間和時間上展開的。事物的發展變化，從空間方麵來看，可以分解為若幹個組成部分；從時間方麵來看，各個部分都要占用一定的時間並具有一定的次序。比如“種植”這一行為，就可以分解為播種、施肥、灌溉、收割等部分，這些部分均需占用一定的時間，並且有相應的先後次序。如果不在一定的時間播種，或者把收獲和施肥的次序顛倒，那麼種植行為就無法達到預期的目的。所以，順時而動，不違農時，是務農必須遵守的程序。尊重程序，實質上是尊重規律。這就是做事情需要講程序的道理所在。做事情有了效率，辦事速度自然會提高。

而效率往往就是從簡化開始的。把事情化繁為簡的關鍵是抓住事物的主要矛盾。永遠要記住，雜亂無章是一種必須改正的壞習慣。

哲學家曾經說過“沒有人能背著行李遊到岸上”。在坐火車和坐飛機時，超重的行李會讓你多花很多錢，而在生活的旅途中，過多的行李讓你付出的代價甚至還不僅僅隻是金錢。你不能像沒有負擔那樣迅速地實現你的目標，更糟的是，你永遠都不能實現你的目標。這不僅剝奪了你的滿足感和快樂，而且最終它還讓你陷入煩躁的情緒。

縱觀人類發展史，效率往往就是從簡化開始的。趙武靈王提倡“胡服騎射”，結束了“戰車時代”，靠簡化在軍事上做出了卓越貢獻；秦始皇統一文字，統一貨幣，統一度量衡，靠簡化推進了社會的進步。在當今科學技術、社會發展日新月異的時代，用簡化的方法提高效率，加快自我致富的步伐，仍然具有重要意義。

有這樣兩種類型的人：一種是善於把複雜的事物簡單化，辦事又快又好；另一種是善於把簡單的事物複雜化，使事情越辦越糟。當我們讓事情保持簡單的時候，生活顯然輕鬆很多。不幸的是，倘若人們需要在簡單的做事方法和複雜的做事方法之間進行選擇，我們中的大部分人都會選擇那個複雜的方法。如果沒有什麼複雜的方法可以利用的話，那麼有些人甚至會花時間去發明出來。這也許看起來很荒謬，但真有不少這樣的事，很多勤奮人就在做這樣的事。

我們沒有必要把自己的工作變得更複雜。有人曾說：“每件事情都應該盡可能地簡單，如果不能更簡單的話。”我們不必擔心人們會讓他們生活中的事情變得太簡單，問題剛好相反：大部分人都把他們的生活變得太複雜化，而且還總奇怪為什麼他們有這麼多令人頭疼的事情和麻煩。他們恰恰是那些外表看起來很勤奮的人。

有很多人沉迷於找許多方法來使個人生活和業務變得複雜化。他們在追求那些不會給他們帶來任何回報的事情上浪費了大量的金錢、時間和精力。他們和那些對他們毫無益處的人待在一起。在某種程度上這簡直像受虐狂。

許多人都趨於把自己的工作變得更困難和複雜。他們快被自己的垃圾和雜物壓垮了，那就是他們的物質財產、與工作相關的活動、關係網、家庭事務、思想和情緒。這些人無法像他們所希望的那麼成功，原因是他們給自己製造了太多的幹擾。

把事情化繁為簡的關鍵是抓住事物的主要矛盾。必須善於在紛紜複雜的事物中，抓住主要環節不放，快刀斬亂麻，使複雜的狀況變得有脈絡可尋，從而使問題易於得到解決。同時它還意味著要善於排除工作中的主要障礙。主要障礙就像瓶頸堵塞一樣，必須打通，否則工作就會“卡殼”，耗費許多不必要的時間和精力。

永遠要記住，雜亂無章是一種必須改正的壞習慣。有些人將“雜亂”作為一種行事方式，他們認為這是一種隨意的個人風格。在他們的辦公桌上經常放著一大堆亂七八糟的文件。他們好像以為東西多了，那些最重要的事情總會自動“浮現”出來。對某些人來說他們的這個習慣已根深蒂固，如果我們非要這類人把辦公桌整理得井然有序，他們會覺得像穿上了一件“緊身衣”那樣難受。不過，通常這些人能在東西放得這麼雜亂的辦公桌上把事情做好，在很大程度上是得益於一個有條理的秘書或助手，彌補了他們這個做事雜亂無章的缺點。

但是，在多數情況下，雜亂無章隻會給工作帶來混亂和低效率。它會阻礙你把精神集中在某一單項工作上，因為當你正在做某項工作的時候，你的視線會不由自主地被其他事物吸引過去。另外，辦公桌上東西雜亂也會在你的潛意識裏製造出一種緊張和挫折感，你會覺得一切都缺乏組織，會感到被壓得透不過氣來。

如果你發覺你的辦公桌上經常一片雜亂，你就要花時間整理一下。把所有文件堆成一堆，然後逐一檢視(大大地利用你的字紙簍)，並且按照以下四個方麵將它們分類：即刻辦理，次優先，待辦，閱讀材料。

把最優先的事項從原來的亂堆中找出來，並放在辦公桌的中央，然後把其他文件放到你視線以外的地方——旁邊的桌子上或抽屜裏。把最優先的待辦件留在桌子上的目的是提醒你不要忽視它們。但是你要記住，你一次隻能想一件事情，做一件工作。因此你要選出最重要的事情，並把所有精神集中在這件事上，直到把它做好為止。

在每天下班離開辦公室之前，把辦公桌完全清理好，或至少整理一下，而且每天按一定的標準進行整理，這樣會使第二天的工作有一個好的開始。

盡量不要把一些小東西——全家福照片、紀念品、鐘表、溫度計，以及其他東西過多地放在辦公桌上，它們既占據你的空間也分散你的注意力。

每個坐在辦公桌前的人都需要有某種辦法來及時提醒自己在一天中要辦的事項。演員在拍戲時，常常借助各種記憶法，讓自己快速記住如何敘說台詞和進行表演，你也可以試試。這時日曆或一些小程序也許很有幫助，但是最好的辦法是添加一種待辦事項備忘錄或定時提醒，我們在手機軟件上也可以實現這種規劃和安排，一個月的每一天都規劃記錄好，做完直接記錄打卡，月末再規劃下一個月的分布計劃。要處理大量文件的辦公室當然就需要製訂出一種更嚴格的製度。

此外，最好對時間進行統籌，比如到辦公室後，有一係列事務和工作需要做，可以給這些事務和工作安排好相對應的時間：收拾整理辦公桌3分鐘；整理一天的工作計劃安排5分鐘；關於某一報告的起草15分鐘，等等。

總之，那些容易把事情複雜化的無數人都應該學會的一種能力是：清楚地洞察一件事情的要點在哪裏，哪些是繁文縟節，然後用快刀斬亂麻的方式把它們簡單化。這樣不知要節省多少時間和精力，從而能大大提高你的效率。要知道，亂中有序，抓住重點，才能保持你的做事節奏。